Sessions, formateurs, présences et dossiers : un seul back-office
Ce que ni un site web ni un outil de cours ne couvrent : la gestion quotidienne des formations en présentiel, hybrides et cliniques.
Une session du début à la fin
Créer la session
Programme, nom, site, salle, formateur principal, capacité, minimum requis, dates limites et horaires.
Générer les séances
Récurrences en sautant les jours fériés, plus accueil, laboratoires, stages cliniques, examens et rattrapages.
Vérifier les conflits
Alertes en cas de salle ou de formateur réservé deux fois, ou de salle trop petite.
Publier
La session apparaît dans le calendrier public avec les places restantes ; les groupes d'employeurs peuvent rester privés.
Faire l'appel
Présent, en retard, absent, excusé ou rattrapage — en lot ou par QR code. Les heures s'additionnent par théorie, laboratoire et clinique.
Surveiller les seuils
Alertes à l'étudiant, au formateur et aux admissions quand un étudiant approche du minimum d'heures.
Suivre les compétences
Vos compétences, chacune notée observée, acquise, à retravailler ou non tentée.
Gérer les stages cliniques
Sites partenaires, créneaux et affectations ; un étudiant n'est placé que si ses documents sont validés.
Clôturer la session
Notes, heures et compétences vérifiées ; certificats délivrés à chaque étudiant admissible.
Les compétences validées par vos formateurs
- Signes vitaux
- Hygiène des mains
- Transferts
- Ponction veineuse
- Distribution des médicaments
- Pose des électrodes ECG
Formateurs et personnel
- Des invitations, pas de mots de passe partagés
- Chacun choisit son mot de passe et active la connexion en deux étapes.
- Diplômes avec dates d'expiration
- Alertes 60 et 30 jours avant l'expiration d'une licence ou d'une carte RCP.
- Espace formateur
- Séances du jour, listes avec photos, appel en un geste, copies à noter, compétences et étudiants signalés.
- Travail en équipe sur les contenus
- Les formateurs préparent leçons et quiz ; un responsable relit et publie.
- Heures enseignées
- Séances et heures par formateur, exportées pour votre paie ou les factures des prestataires.
Des rôles prêts à l'emploi
- Direction
- Administrateur
- Responsable de programme
- Admissions
- Comptabilité
- Formateur
- Auteur de contenus
- Accueil
Les formateurs ne voient jamais les paiements, et chaque changement de droits est enregistré.
Un dossier par étudiant
- Profil et contacts
- Candidatures et statut
- Documents et signatures
- Inscriptions et sessions
- Présences et heures
- Notes, quiz et compétences
- Paiements et solde
- Certificats
- Messages et historique des e-mails
- Notes internes
- Journal d'audit
Chaque demande suivie
- Nouveau
- Contacté
- Visite ou entretien planifié
- Candidature
- Inscrit
Formulaires, appels et visites deviennent des demandes avec leur source, leur programme et leur langue. Chaque demande a un responsable et une tâche de relance ; la conversion en candidat conserve tout l'historique.
Des rapports dès le premier jour
| Rapport | Indicateurs |
|---|---|
| Demandes | Par source, programme, responsable et étape ; taux de conversion |
| Candidatures | Par étape, pièces manquantes, délai de décision |
| Inscriptions | Par programme, session, site et mois ; places libres, retenues, payées et en attente |
| Recettes | Encaissé, restant dû, acomptes, remboursements, paiements refusés, par payeur |
| Présences et heures | Par session et par étudiant ; liste des étudiants à risque |
| Résultats | Moyennes aux quiz, taux de réussite, compétences, préparation aux examens |
| Cours en ligne | Ventes, apprenants actifs, taux de réussite, accès bientôt expirés |
| Certificats | Délivrés, bientôt expirés, révoqués, vérifications par les employeurs |
| Renouvellements | À prévoir sous 90 jours, renouvelés, revenus récupérés |
| Formateurs | Heures enseignées, sessions, expiration des diplômes |
Dessinons ensemble le parcours étudiant de votre école
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